Als organisator van een evenement draag je de primaire verantwoordelijkheid voor de veiligheid van het publiek, medewerkers, deelnemers en publieke eigendommen. Een gedegen veiligheidsplan is daarom van essentieel belang. Deze blog biedt een gedetailleerd overzicht van de risico's die jouw evenement met zich meebrengt en de maatregelen die je neemt om deze te beperken. Hierin wordt ook rekening gehouden met mogelijke incidenten, zodat je voorbereid bent om snel en effectief te reageren.

Het belang van een veiligheidsplan

Een goed opgesteld veiligheidsplan is niet alleen cruciaal voor de veiligheid van alle betrokkenen, maar vormt ook een belangrijk onderdeel van de vergunningaanvraag bij risicovolle evenementen. Gemeenten en hulpverleningsdiensten kunnen op basis van het veiligheidsplan beter inschatten of er aanvullende maatregelen nodig zijn om het evenement veilig te laten verlopen.

De rol van de veiligheidsregio's

Nederland is verdeeld in 25 veiligheidsregio's waarin brandweer, Geneeskundige Hulpverlening bij Ongevallen en Rampen (GHOR), politie en gemeenten samenwerken om effectief op crises en rampen te reageren. Als organisator is het belangrijk om te weten in welke veiligheidsregio je evenement plaatsvindt. Elke regio kan een andere aanpak hanteren, afgestemd op lokale omgevingsfactoren en beleid. Dit kan betekenen dat er extra maatregelen nodig zijn als je evenement grensoverschrijdend is qua gemeente of veiligheidsregio.

Structuur van een veiligheidsplan

Een volledig en goed doordacht veiligheidsplan bestaat uit verschillende onderdelen. Hieronder volgt een overzicht van de belangrijkste elementen die in een veiligheidsplan moeten worden opgenomen:

1. Organisator

Beschrijf wie de organisator van het evenement is, inclusief de contactpersonen tijdens het evenement en hun verantwoordelijkheden. Dit omvat beveiliging, EHBO, verkeer en podiumbeheer. Het is ook nuttig om de ervaring van de organisator met eerdere evenementen te vermelden.

2. Aard van het evenement

Geef een duidelijk beeld van het evenement, inclusief het type evenement, de grootte, het soort en aantal bezoekers, en eventuele extra activiteiten. Beschrijf het publieksprofiel, activiteitenprofiel, ruimtelijk profiel en gezondheidsprofiel. Dit helpt bij het identificeren van specifieke risico's en het plannen van passende maatregelen.

3. Programmering

Vermeld welke activiteiten op welk moment plaatsvinden, welke artiesten optreden, en eventuele aandachtspunten die voortvloeien uit het programma. Dit helpt om risico's te beperken die samenhangen met specifieke onderdelen van het evenement.

4. Evenementenlocatie

Beschrijf de locatie van het evenement, inclusief de geografische ligging, ondergrond en directe omgeving. Voeg een plattegrond van de locatie toe met een overzicht van de inrichting, inclusief podia, tenten, nooduitgangen en vluchtwegen.

5. Risicoanalyse

Identificeer en prioriteer de risico's op basis van de eerder beschreven profielen. Beschrijf de preventieve maatregelen die worden genomen om deze risico's te beperken. Een grondige risicoanalyse vormt de basis voor een effectief veiligheidsplan.

6. Beveiliging

Tijdens het evenement wordt beveiliging ingezet. Het is de verantwoordelijkheid van de organisator om dit te regelen. Het aantal beveiligingspersoneel dat nodig is, varieert afhankelijk van het moment: voor, tijdens en na het evenement.

7. Publieksveiligheid

Beschrijf hoe je publieksstromen beheert om verdrukking te voorkomen en een veilige evacuatie bij calamiteiten te waarborgen. Dit kan onder andere door crowd management, duidelijke bewegwijzering en het inzetten van voldoende toiletten en kassa's.

 8. Scenario’s

Denk na over verschillende situaties die zich kunnen voordoen, van gewone tot de ergste scenario's. Bedenk welke stappen genomen kunnen worden om incidenten onder controle te houden, wie wat doet binnen de organisatie, en hoe je communiceert met hulpdiensten. 

Voorbeelden hiervan zijn:

• Evacuatieplannen;
• Maatregelen voor extreem weer;
• Hoe te handelen bij ongevallen;
• Hoe om te gaan met vechtpartijen;
• Procedures voor brandbestrijding.

9. Brandveiligheid

Bij vrijwel elk evenement wordt de brandweer gevraagd om te controleren of aan de brandveiligheidsvoorschriften wordt voldaan. Echter, omdat deze voorschriften op verschillende manieren kunnen worden geïnterpreteerd, ontstaat er vaak verwarring over wat wel en niet is toegestaan. Daarom is het essentieel om te begrijpen waar de brandweer specifiek op let en hoe zij dit beoordelen en benoemen.Beschrijf de materialen die worden gebruikt, de brandblusapparaten en brandmeldsystemen, de bereikbaarheid van het evenemententerrein voor de brandweer, en de nooduitgangen en vluchtroutes. Zorg ervoor dat je de locatie brandveilig kunt opleveren. 

10. Medische zorg en hygiëne

Vermeld hoeveel gediplomeerde EHBO'ers aanwezig zijn tijdens het evenement, de bereikbaarheid van de EHBO-post voor ambulances, de sanitaire voorzieningen en maatregelen om gehoorschade en onverantwoord alcoholgebruik te voorkomen. Ook tijdens de bouw zelf  is, volgens de arbowet, de productieveiligheid een belangrijk aspect. Dit geldt voor freelancers, personeel, zzp’ers en onderaannemers. Hier zijn VCA & BHV cursussen voor.

11. Verkeer en vervoer

• De verkeers regulerende maatregelen worden vastgesteld om het verkeer te sturen:
• Calamiteitenroutes worden aangewezen voor hulpdiensten in geval van nood;
• De aan- en afvoer van het publiek wordt georganiseerd om een soepele doorstroming te garanderen. Denk hierbij aan het afzetten van bepaalde gebieden door middel van afzetlint; 
• Parkeervoorzieningen worden aangewezen voor de bezoekers; 
• Verkeersregelaars worden ingezet om het verkeer te begeleiden en te controleren.

12. Milieu

Om geluidoverlast te beperken, worden geluidsmaatregelen genomen:
Het terrein en de omliggende omgeving worden regelmatig schoongemaakt om de hygiëne te waarborgen;
Afvalverwerking wordt nauwlettend gecontroleerd om een schone omgeving te behouden;
Ook wordt de waterkwaliteit gecontroleerd om ervoor te zorgen dat deze voldoet aan de gestelde normen.

Conclusie

Een veiligheidsplan is een essentieel onderdeel van de evenementenorganisatie. Het zorgt ervoor dat je voorbereid bent op mogelijke risico's en incidenten, en dat je passende maatregelen kunt nemen om de veiligheid van alle betrokkenen te waarborgen. Door een gedetailleerd en goed doordacht veiligheidsplan op te stellen, creëer je niet alleen een veilige omgeving voor je evenement, maar voldoe je ook aan de vereisten voor de vergunningaanvraag bij risicovolle evenementen. Zorg ervoor dat je als organisator nauw samenwerkt met de gemeente en hulpverleningsdiensten om een succesvol en veilig evenement te realiseren.